Как правильно использовать постскриптум в деловой переписке
Постскриптум (P.S.) — это дополнение к основному тексту письма, которое пишется после подписи. Хотя многие считают его пережитком бумажной эпохи, в цифровую эру он продолжает оставаться эффективным инструментом коммуникации.
Основные правила использования постскриптума
- Используйте аббревиатуру P.S. — это общепринятый международный стандарт в деловой переписке.
- Размещайте постскриптум после подписи, но до указания контактных данных.
- Содержание должно быть кратким — не более 2-3 предложений.
- Не дублируйте информацию из основного текста письма.
- Избегайте использования нескольких постскриптумов (P.S., P.P.S. и т.д.).
Когда уместно применять постскриптум
"Постскриптум — это не просто дополнение, это акцент на важной мысли. Он привлекает дополнительное внимание благодаря психологическому эффекту — читатели часто просматривают письмо, начиная с конца"
- Для акцентирования внимания на ключевой информации
- Когда нужно добавить личную нотку в формальное письмо
- Для напоминания о важном событии или сроке
- Чтобы деликатно предложить дальнейшие действия
- Для добавления информации, полученной после написания письма
Примеры эффективного использования:
✅ P.S. Буду рад обсудить детали проекта при нашей встрече в четверг.
✅ P.S. Прилагаю актуальную версию презентации, о которой мы говорили.
✅ P.S. Напоминаю, что срок подачи заявок истекает завтра.
Частые ошибки в использовании P.S.
- Использование постскриптума для информации, которая должна быть в основном тексте
- Слишком длинные постскриптумы (более 3 предложений)
- Неуместное содержание (шутки в формальной переписке)
- Дублирование информации из письма
- Использование нескольких P.S. подряд
Альтернативы постскриптуму в электронной переписке
В современных email-клиентах можно использовать:
- Выделенные блоки "Важно" или "Примечание"
- Интерактивные кнопки с призывами к действию
- Подписи с контактами и актуальной информацией
Психологические аспекты восприятия постскриптума
Исследования показывают, что около 79% читателей обращают внимание на постскриптум в письмах. Это связано с особенностями восприятия информации:
- Эффект новизны — лучше запоминается информация в конце
- Эффект изоляции — выделенный элемент запоминается лучше
- Эффект неожиданности — нестандартное расположение привлекает внимание