Удобоисполнимость документов — ключевой фактор эффективного документооборота в организациях любого уровня. Грамотно оформленный текст существенно снижает временные затраты на работу с документами и минимизирует риск ошибок при их исполнении.
Для повышения качества документов следует придерживаться нескольких важнейших правил:
Анализ показывает, что правильно оформленные текстовые документы выполняются на 40% быстрее. Рекомендуется:
Пример: Вместо фразы "Рекомендуется рассмотреть возможность увеличения" лучше использовать прямое утверждение "Необходимо увеличить".
В коммерческих компаниях чаще применяются краткие форматы:
В государственных учреждениях преобладают:
Современные стандарты рекомендуют использовать:
| Элемент | Рекомендации |
| Шрифты | Times New Roman 14pt или Arial 12pt |
| Межстрочный интервал | 1,5 для основного текста |
| Поля | Не менее 2см со всех сторон |
При работе с цифровыми документами важно:
"Соблюдать принцип единообразия: одинаковые элементы должны оформляться идентично во всех документах организации." — ГОСТ Р 7.0.97-2016
Современные СЭД (системы электронного документооборота) позволяют: