Как правильно составить приказ: основные правила делопроизводства
Приказ — это основной распорядительный документ в любой организации, который имеет юридическую силу и обязателен к исполнению. Грамотное оформление приказа не только придаёт ему официальный статус, но и упрощает документооборот в компании.
Требования к оформлению служебных документов
Современное делопроизводство предъявляет строгие требования к оформлению распорядительных документов. Ключевые критерии:
- Соответствие ГОСТ Р 7.0.97-2016
- Обязательное наличие всех реквизитов
- Чёткая структура документа
- Однозначность формулировок
- Соответствие стилю официально-деловой переписки
Важно! Ошибки в оформлении приказа могут привести к его юридической недействительности, что особенно критично для финансовых и кадровых распоряжений.
Структура стандартного приказа
Каждый официальный документ имеет определённую структуру, состоящую из обязательных блоков:
- Шапка документа (реквизиты организации)
- Наименование документа (например, "Приказ")
- Регистрационный номер и дата
- Заголовок (кратко отражающий суть документа)
- Преамбула (констатирующая часть)
- Распорядительная часть (со слов "ПРИКАЗЫВАЮ")
- Подпись руководителя
- Отметка об ознакомлении
Пошаговый алгоритм составления
- Определите цель и содержание распоряжения
- Подготовьте проект документа с использованием фирменного бланка
- Чётко сформулируйте распорядительную часть
- Укажите ответственных лиц и сроки исполнения
- Согласуйте документ с профильными специалистами
- Проверьте правильность оформления реквизитов
- Зарегистрируйте приказ в журнале учёта
- Организуйте ознакомление сотрудников с документом
Особенности текста приказа
При составлении следует придерживаться официально-делового стиля:
- Используйте стандартные формулировки ("В соответствии с...", "Во исполнение...")
- Избегайте двусмысленных трактовок
- Применяйте нумерованные списки для пунктов приказа
- Указывайте конкретные сроки и ответственных
- Используйте глаголы повелительного наклонения ("подготовить", "обеспечить")
Помните: дата приказа должна совпадать с датой его подписания, а не составления или регистрации. Нумерация приказов ведётся с начала календарного года.
Хранение и учёт документации
После издания приказа важно организовать его правильное хранение:
- Оригиналы хранятся в отдельной папке по номерам
- Срок хранения зависит от вида приказа
- Дубликаты могут быть переданы исполнителям
- Должен быть организован учёт ознакомления