Правила написания постановлений и других официальных документов
Составление официальных документов требует строгого соблюдения установленных норм и правил. Постановления, приказы, распоряжения и другие нормативно-правовые акты должны быть оформлены в соответствии с государственными стандартами и ведомственными требованиями.
Структура официального документа
Любой официальный документ имеет четкую структуру, включающую обязательные элементы:
- Заголовочная часть - содержит наименование организации, вид документа, дату, номер и заголовок к тексту
- Констатирующая часть (преамбула) - описывает основания и причины издания документа
- Распорядительная часть - включает предписывающие положения, начинающиеся с глагола в неопределенной форме ("утвердить", "принять", "обязать")
- Заключительная часть - содержит подписи, отметки о согласовании и другие реквизиты
Важно: В постановлениях государственных органов распорядительная часть делится на пункты, каждый из которых нумеруется арабской цифрой. Если пункт имеет подпункты, они обозначаются строчными буквами русского алфавита.
Языковые особенности
Официальные документы должны соответствовать следующим языковым нормам:
- Использование официально-делового стиля речи
- Точность и однозначность формулировок
- Отсутствие эмоционально окрашенных выражений
- Применение стандартных языковых клише ("В соответствии с...", "На основании...")
- Преобладание страдательных конструкций ("документ подготовлен", "решение принято")
Типичные ошибки
При составлении документов следует избегать:
- Использования разговорной лексики и жаргонизмов
- Избыточных формулировок и повторов
- Нарушений в согласовании слов
- Неполных или двусмысленных предложений
- Ошибок в оформлении реквизитов
Требования к оформлению
Официальные документы оформляются согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Основные требования:
- Шрифт Times New Roman, 12-14 кегль
- Межстрочный интервал - 1-1,5
- Поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм
- Номера страниц проставляются внизу по центру
- Подписи заверяются печатью организации
Особое внимание уделяется правильному написанию наименований организаций - они должны указываться полностью, без сокращений, за исключением официально установленных аббревиатур.
Электронные документы
При создании электронных документов дополнительно учитывают:
- Формат файла (обычно .docx или .pdf)
- Наличие электронной подписи
- Требования к именованию файлов
- Правила передачи по защищенным каналам связи
Классификация документов
По степени важности документы делятся на:
- Организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, решения)
- Информационно-справочные (письма, докладные записки)
- Финансово-учетные (акты, накладные)
- Кадровые (трудовые договоры, приказы по личному составу)
Для каждого вида документов существуют особенности составления. Например, приказы по основной деятельности и по личному составу различаются сроками хранения и порядком регистрации.
Этапы подготовки документа
Процесс создания официального документа включает:
- Подготовку проекта
- Согласование с заинтересованными сторонами
- Проверку юридической службой
- Утверждение уполномоченным лицом
- Регистрацию в журнале входящих/исходящих документов
- Рассылку копий при необходимости
Соблюдение всех правил составления официальных документов обеспечивает их юридическую силу, исключает возможность оспаривания и способствует эффективному документообороту.